“Teknik şartname nedir?” diye soranlar için bu kavram en basit tanımıyla bir proje ya da tedarik sürecinin yol haritası olarak tanımlanabilir. Bu döküman, bir mal veya hizmetin sahip olması gereken tüm teknik nitelikleri, performans beklentileri ve kalite standartlarını belirleyen resmi belge niteliğindedir. Alıcıyla tedarikçi arasında kurulacak ilişkinin teknik temelini oluşturur. Bu sürecin hatasız ilerletilmesi açısından referans kabul edilir. Özellikle otomotiv, inşaat ve kamu ihaleleri gibi çok katmanlı ve karmaşık bir yapısı olan alanlarda projelerin başarısı açısından teknik şartnamenin varlığı kritik öneme sahiptir. Şartnamede belirlenen kriterler projenin işlevsel olmasını sağlarken diğer yandan potansiyel katılımcılar için adil bir rekabet ortamı oluşturulmasına katkı sağlar.
Teknik Şartnamenin Amacı Nedir?
Teknik şartnamenin en temel amacı, talep edilen ürün veya hizmete ilişkin tüm teknik ayrıntıları belirsizlik yaratmayacak ve yoruma kapalı olacak kadar net bir biçimde ortaya koymaktır. Örneğin bir filo için araç alımı söz konusu olduğunda aracın motor gücünden emisyon değerine, güvenlik donanımlarından iç mekan materyallerine dek tüm detaylar bu belgede yer alır. Böylelikle projenin sonunda elde edilecek olan çıktının başlangıçtaki beklentilerle uyumlu olması hedeflenir. Şartname sayesinde beklentiler ve sorumluluklar açısından taraflar şeffaf bir zeminde değerlendirme yapabilir. Proje sürecinde tedarik edilecek veya üretilecek olan ürün tanımlanır, nasıl bir performansa sahip olması gerektiği ortaya konur ve ürünün karşılaması gereken standartlar belirlenir. Taraflarda ortak bir bilinç oluşturan bu belgeyle hedeflenen başarıya ulaşıp ulaşılmadığı nesnel bir düzlemde ele alınır.
Teknik şartnamenin amaçları arasında yer alan kritik noktalardan biri nesnelliktir. Teknik şartnamede proje en detaylı şekilde çizilerek teknik çerçeve oluşturulur. Bu sayede olası uyuşmazlıklar ve hatalı yorumların önüne geçmek amaçlanır. Proje için net ve şeffaf bir zemin oluşturularak sürecin nesnel referanslarla ilerlemesi sağlanır. Şartnamede, talep edilen ürün veya hizmetin sahip olması gereken asgari kalite standartları belirlenir. Kullanılacak olan malzemelerin kalite düzeyi ve performans eşikleri tanımlanır. Böylelikle proje çıktısının beklenti altı olarak sonuçlanmasının önüne geçmek hedeflenir. Tüm bunlar standardizasyonun oluşturulmasını sağlar.
Şartnamenin amaçlarından biri de adil bir rekabet ortamı yaratmaktır. Belirlenen teknik standartlar aracılığıyla ihale süreçlerinde tüm adaylar aynı teknik gereklilikler üzerinden teklif sunar. Böylelikle süreçler daha adil ve şeffaf yürütülebilir. Şartnamede belli bir marka ya da teknik donanımı dayatmaktan ziyade işlevsellik ve performansa odaklanılır. Teknik şartnamenin varlığı projede kamu ya da özel kaynakların israf edilmesini önleyerek kaynakların etkin kullanılmasını amaçlar. Teknik çerçeveyle birlikte öngörülen bütçe ve takvim sınırları içinde kalmak hedeflenir.
Teslim alınan ürün ya da hizmetin şartnamede belirtilen kriterler uygunluğu teknik şartname sayesinde şeffaf bir biçimde denetlenebilir. Bu belge proje sürecinde bir referans kaynağı halini alır. Böylelikle denetim süreçlerinde sistematiklik hedeflenir. Son olarak, teknik şartnamenin bir amacı da alım süreçlerinde hukuki bir dayanak olarak başvuru kaynağı niteliği taşımasıdır. Taraflar arasında çıkabilecek uyuşmazlık durumlarında teknik şartname sözleşmenin ayrılmaz bir eki olarak kabul edilir. İddiaları destekleyecek somut ve hukuki bir güvence niteliği kazanır. Şartnamedeki maddeler ihale komisyonu tarafından incelenir ve olası uyuşmazlıklarda hukuki yönden de dayanak noktası olur.
Teknik Şartname ve İhale Süreçleri
Teknik şartnameler kamu veya özel sektördeki ihale süreçlerinde adeta bir hakem olarak konumlanır. İhalelerde bir mal veya hizmetin ekonomik yönden en avantajlı teklifle temini hedeflenir. Tekliflerin değerlendirilmesinde ise teknik şartname temel ölçüt olarak ele alınır.
Teknik şartnamede ihaleye konu olan ürün veya hizmete dair teknik sınırlar çizilir. İhtiyaç sahibi kurum bu dökümanda malın tüm teknik özellikleri, performansı ve minimum kalite standartlarını detaylandırır. Belge ihale süreçlerindeki diğer dökümanlara ek olarak ihaleye katılan isteklilere sunulur. Teklif hazırlığı sürecinde istekliler belgedeki teknik detayları temel alır. Bu esnasında şartname adeta bir kontrol listesi olarak kullanılır. İstekliler ürün veya hizmetlerin istenen şartları ne ölçüde karşıladığını analiz ederek tekliflerini bunun üzerinden şekillendirir.
İsteklilerden gelen tekliflerin değerlendirilmesinde ihale komisyonu teknik yeterlilikleri kontrol eder. Teknik şartnamede belirtilen asgari koşulları sağlamayan teklifler fiyat avantajı olsa dahi süreçten elenir. Bu adımla birlikte idarenin teknik yönden yetersiz ürün veya hizmet satın alma riski ortadan kalkar. Araç ihaleleri gibi teknik detayın ve donanım çeşitliliğinin fazla olduğu alımlarda şartnameye tam uygunluk oldukça önemlidir. Motor özellikleri, emisyon normları, güvenlik sistemleri ve donanım paketleri gibi birçok kriter tekliflerin geçerliliği için belirleyici konumdadır.
Teknik Şartname Nerelerde Kullanılır?
Belli standartlara sahip bir mal veya hizmetin temin edilmesi gereken hemen hemen her alanda teknik şartnameye ihtiyaç vardır. Özellikle yüksek maliyetli, karmaşık ve kalitenin kritik düzeyde önemli olduğu projelerde teknik şartname vazgeçilmez bir yere sahiptir.
Teknik şartnamenin kullanıldığı profesyonel alanlar birden fazla sektörde öne çıkar. Kamu alımlarında devlet kurumlarının yapacağı her türlü mal veya hizmet alımında teknik şartname hazırlanması yasal bir zorunluluktur. İnşaat sektöründe yapının inşasında kullanılacak malzemelerin, uygulanacak işçilik standartlarının ve projenin özelliklerinin tanımlanmasında da teknik şartname temel rol oynar. Otomotiv endüstrisinde kurumsal filo alımları, filo yenileme projeleri, özel amaçlı araç dönüşümleri ve bireysel siparişlerde aracın sahip olması gereken mekanik ve elektronik donanımlar, performans değerleri ve opsiyonel özellikler teknik şartnameyle güvence altına alınır. Bilgi teknolojileri alanında bir kurumun ihtiyacı olan veri merkezi altyapısı, sunucu, ağ donanımları veya özel yazılımların teknik kapasitesi, performansı, güvenlik katmanları ve uyumluluk gereklilikleri teknik şartnameyle belirlenir.
Endüstriyel üretim faaliyetlerinde bir fabrikanın makine veya üretim hattı tesisinde ihtiyaç duyduğu sistemin üretim kapasitesi, teknik özellikleri, enerji verimliliği, otomasyon seviyesi ve garanti koşulları gibi detaylar teknik şartnamede belirtilir. Sağlık sektöründe sağlık kuruluşları için tedarik edilecek tıbbi cihazların teknik hassasiyetleri, kalibrasyon standartları ve sağlık yönetmeliklerine uyumlulukları gibi bilgiler teknik şartnamede verilir. Hizmet sektöründe ise temizlik, güvenlik, personel taşıma gibi çeşitli hizmet alımlarında hizmetin hangi standartlarda, ne sıklıkla, hangi ekipmanlar ve personel nitelikleriyle sunulacağı teknik şartname aracılığıyla çerçeve altına alınır.
Görüldüğü üzere teknik şartname çeşitli alanlarda mal veya hizmet temin edilmesi gereken durumlarda kritik öneme sahip bir resmi belge olarak öne çıkar. Alım süreçlerinin hukuki ve ticari düzlemde sorunsuz ilerlemesi açısından diğer tüm dökümanlarla birlikte teknik şartname tamamlayıcı bir rol üstlenir.
Teknik Şartnamenin İçeriği
Teknik şartnamenin genel çerçevesi alıma konu olan mal veya hizmete bağlı olarak şekillense de şartnamede yer alması gereken bazı temel yapı taşları bulunur. “Teknik şartname nasıl yazılır?” diye araştıranların öncelikle net ve tartışmaya yer vermeyen bir döküman hazırlamaları ve içerisinde işin tanımı ve kapsamı, referanslar ile tanımlar ve teknik gerekliliklere mutlaka yer vermeleri gerekir.
Teknik şartnamenin içeriğinde bulunması gereken temel bölümler şu şekilde listelenebilir:
İşin Tanımı ve Kapsamı: Başlangıç bölümü olarak yer verilen bu kısımda alımın ne olduğu ve şartnamenin temel amacı özetlenir.
Referanslar ve Tanımlar: Metin içinde geçen teknik terimler standartlar veya kısaltmalara dair detaylı bilgiye bu kısımda yer verilir. Bu bölüm metnin herkes için anlaşılır olması amacıyla hazırlanır.
Teknik Gereklilikler: Bu bölümde mal veya hizmetin teknik detaylarına ilişkin geniş bilgilere yer verilir. Fonksiyonlar, performans kriterleri, fiziksel nitelikler, mekanik ve yapısal özellikler tanımlanır.
Uyum Standartları ve Mevzuat: Ürün veya hizmetin karşılaması gereken ulusal ya da uluslararası standartlar ve tabi olduğu yasal düzenlemeler bu kısımda belirtilir.
Lojistik Süreçleri: Ürünün lojistik süreçlerinde hasar almaması adına nasıl paketlenmesi gerektiği, üzerinde hangi bilgilere yer verileceği ve hangi şartlar altında teslimat yapılacağı gibi bilgiler bu kısımda yer alır.
Satış Sonrası Garanti: Ürünün garanti süresi, garanti kapsamı, arıza durumlarında teknik servisin müdahale süresi gibi satış sonrası hizmetlere ilişkin beklentiler bu bölümde açıklanır.
Ek Dökümanlar: Ürünle birlikte teslim edilmesi gereken kullanım kılavuzu, bakım yönergeleri, teknik çizimler ve yedek parça katalogları gibi belgeler netleştirilir.
Şartnameye Uygunluk Denetimi: Teslim edilen ürünün şartnameyle uyumluluğunun test edilmesi ve denetlenmesi sürecine ilişkin detaylar bu kısımda açıklanır. Ürünün hangi şartları sağlaması gerektiği ve hangi durumlarda reddedileceğine dair net bilgilere yer verilir.
Teknik Şartname Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gerekenler
“Teknik şartname nasıl hazırlanır?” diye araştıranların etkili ve özenli bir döküman hazırlayabilmek için net, tutarlı, ölçülebilir, evrensel okunabilirliğe sahip ve tarafsız belge sunmaları gerekir. Amacına hizmet eden bir şartname sunabilmek için titizlik ve teknik bilgi birikimi önemlidir. Yetersiz veya hatalı hazırlanmış şartnameler projelerin başarısızlıkla sonuçlanmasına yol açabilir. Mali kayıplar ve hukuki uyuşmazlıklara neden olabilecek bu tür durumların önüne geçebilmek için teknik şartname hazırlığında dikkat edilmesi gereken belli noktalar bulunur.
Teknik şartname hazırlığında dikkat edilmesi gereken temel ilkeler şu şekilde sıralanabilir:
- Şartnamede yer alan tüm ifadeler gri alanlara yer vermeyecek şekilde net olmalıdır. Yoruma açık, belirsizlik taşıyan, çelişkili ifadelerden kaçınılmalıdır. Yaklaşık ve benzeri gibi kelimeler yerine somut ve ölçülebilir ifadeler kullanılmalıdır.
- Rekabeti kısıtlayan ve yalnızca belli bir üretici ya da teknolojiyi işaret eden tanımlamalardan uzak durulmalıdır. Şartnamedeki ifadeler en geniş katılımcı kitlesine hitap edecek ve piyasayı kısıtlamayacak odakta hazırlanmalıdır.
- Belgede tüm teknik detaylara yer verilmesi gerekse de ürün kalitesini artırmadan maliyeti yükseltecek kısıtlayıcı ve lüzumsuz tekrarlara yer verilmemelidir.
- Şartnamede yer alan her teknik özellik teslimat aşamasında objektif olarak test edilebilir, ölçülebilir ve doğrulanabilir olmalıdır. Yer verilen her bir kriter için ölçüm metodu önerilmelidir.
- Belgede kullanılan ölçü birimleri Uluslararası Birimleri Sistemi ile örtüşmelidir. Atıfta bulunulan standartlar evrensel olarak erişilebilir olmalıdır.
- Teknik şartnamelerde temel kural olarak marka, model veya menşei belirtilmemelidir. Ancak teknik zorunluluk veya mevcut sistemlerle entegrasyon gibi kaçınılmaz koşullarda “...veya muadili…” ifadesi kullanılarak bu yola başvurulabilir.
- Şartnamede yer alan ifadeler birbiriyle çelişmeden tutarlılık sergilemelidir. Diğer ihale dökümanlarıyla da tam bir uyum içinde olmalıdır.
- Teknik şartnamede yer verilen teknolojiler güncel olmalıdır. Eskimiş teknolojilerin talep edilmesi verimsiz bir yatırıma yol açabileceğinden güncel standartlara yer verilmelidir.
Teknik Şartname ile Sözleşme Arasındaki Farklar
Teknik şartname ve sözleşme alım süreçlerinde birbirini tamamlayan temel belgelerdir. Her iki belge de odaklandıkları noktalar, içerikleri ve hukuki işlevleri bakımından belirgin farklara sahiptir. Teknik şartname genellikle imzalanan sözleşmenin ayrılmaz bir eki kabul edilir. Şartnameyle birlikte hukuki bir bütünlük oluşturarak yasal dayanak halini alır. Teknik şartname ve sözleşme arasındaki temel ayrım teknik şartnamenin projenin ne olduğunu tanımlarken; sözleşmenin ise projenin nasıl hayata geçirileceğini açıklamasıdır. Bu süreçte kimin hangi sorumlulukları üstleneceği ve olası anlaşmazlıkların nasıl çözüleceğine ilişkin detaylar sözleşmede yer alır.
Teknik şartnamenin odak noktası tümüyle teknik detayları içerir. Bir malın fiziksel, mekanik ve fonksiyonel özelliklerini ve performansını tanımlar. Buna karşılık sözleşmenin odağında hukuki ve ticari detaylar yer alır. Tarafların hakları, borçları, ödeme koşulları, teslimat takvimi ve yasal yükümlülükler sözleşmeyle çerçeve içine alınır. Teknik şartnamenin içeriğinde malzeme cinsi, boyutlar, kapasite, uyulması gereken standartlar ve test yöntemleri bulunur. Sözleşmede ise; tarafların unvanları, sözleşme bedeli, ödeme takvimi, cezai şartlar, mücbir sebepler ve yetkili mahkemeler gibi ticari ve hukuki hükümlere yer verilir.
Odak ve içerik bakımından farklar dışında, teknik şartname ve sözleşme aralarında hiyerarşi bakımından da farklılaşır. Her iki belge arasında bir çelişki tespit edildiği koşulda hangisinin üstün tutulacağı idari şartnamede yani sözleşmede belirtilir. Bu duruma yönelik kamu ihalelerinde genel uygulama sözleşme metninin teknik şartnameye üstünlüğü yönündedir. Dolayısıyla uyuşmazlık doğduğunda sözleşmedeki hükümlerin geçerli olduğu kabul edilir.
Teknik şartname ve sözleşme arasındaki bir diğer fark ise bu belgelerin hazırlandığı ve devreye girdiği aşamadır. Teknik şartname alım süreci başlamadan önce henüz ihtiyaç tanımlanırken hazırlanır. Buna karşılık sözleşme ihale ve pazarlık sürecinin tamamlanmasının ardından işi yapacak olan taraf ve alıcı arasında imzalanır.
Teknik Şartname’nin Yasal ve Ticari Boyutları
Teknik şartname mühendislik detayları içeren bir belge olmanın ötesinde yasal ve ticari sonuçlar doğuran resmi bir dökümandır. 4743 sayılı Kamu İhale Kanunu gibi yasal çerçeveler teknik şartnamenin nasıl hazırlanması gerektiğini net kurallara bağlar. Bu kuralların başında da rekabet ortamını koruma ve fırsat eşitliği ilkesi gelir. Bu ilke uyarınca teknik şartname belli bir marka, model veya patenti içerecek şekilde düzenlenemez. Buna ancak istisnai durumlarda “veya muadili/dengi” ifadesi kullanılmak kaydıyla izin verilir. Sözleşmenin ayrılmaz bir parçası olarak yasal düzlemde taahhütleri belirtir.
Teknik şartnamedeki her bir madde yasal yönden bağlayıcılık kazanır. Teslim edilen ürün ya da hizmetin bu şartlara uymaması durumunda alıcının yasal haklarını talep etmesi için en somut delil niteliğindedir. Bu uyuşmazlığa karşı iade, onarım, tazminat gibi hakların aranmasında teknik şartnamedeki koşullar dikkate alınır. Özellikle kamu alımlarında teknik şartnamenin mevzuata uygun hazırlanıp hazırlanmadığı önem kazanır. Mevzuata aykırılık durumunda ihalenin iptal edilmesi dahi söz konusu olabilir.
Teknik şartnamenin ticari etkileri de en az yasal etkileri kadar önemlidir. Belgede talep edilen her özellik, kalite standardı ve performans kriteri maliyet üzerinde doğrudan etkiye sahiptir. İhalelerde tarafların verdiği fiyat teklifleri bu belgedeki gereklilikler üzerinden oluşturulur. Bu sebeple şartnamenin iyi dengelenmemesi maliyetlerde gereksiz bir artışa yol açarak kalite standartlarının düşmesine yol açabilir. Alıcı tarafından bakıldığında şartname yanlış bir ürün alımını önleyen bir risk yönetim aracı niteliğindedir. Satıcı tarafındaysa ne üretmesi gerektiğini netleştiren ve süreçte sonradan gelişebilecek olan keyfi taleplerin önüne geçmeye yardımcı ticari bir güvencedir.
Hazırlık sürecinde gerekli özenin gösterildiği bir şartname projenin veya alımın başarılı, verimli ve sorunsuz bir şekilde tamamlanmasının anahtarıdır. Tüm alanlarda olduğu gibi otomotiv sektöründe de ihale süreçlerinin doğru kurgulanmış şartnameyle ilerletilmesi oldukça önemlidir. Borusan Next’in şeffaflığı temel alan yaklaşımıyla sunduğu araç ihale süreçlerini ve güncel ihaleleri keşfetmek için platformu inceleyebilirsiniz.
Telif hakkı ve sair fikri mülkiyet hakları Borusan Oto Değerlendirme Pazarlama ve Hizmet A.Ş.’ye (Borusan Next İhale'ye) aittir. Ticari amaçla ve/veya yasalarca izin verilen meşru kullanım sayılamayacak şekillerde, kısmen dahi olsa, izin alınmaksızın alıntı yapılamaz, kopyalanamaz, çoğaltılamaz, yayınlanamaz, link verilemez.