Pazarlık Usulü İhale Nedir?

Pazarlık usulü ihale, kanunda belirtilen özel koşullarda idarenin ihaleye konu olan işin teknik detaylarını, yöntemini ve bedelini müzakere ve pazarlık aracılığıyla belirlediği ihale usulüdür. Bu usul, temel ihale yöntemlerinin uygulanamadığı veya etkisiz kalacağı durumlarda istisnai olarak devreye girer. Uygulanan pazarlık süreci kanunda belirtilen sınırlar içinde, şeffaflık ve hesap verilebilirlik ilkelerinden sapmadan yürütülür. 4743 sayılı Kamu İhale Kanunu’nda, pazarlık usulü ihale alım yönteminin uygulanabileceği özel koşullar tanımlanır. 

Pazarlık Usulü İhalenin Uygulama Alanları

Pazarlık usulü ihale aciliyet ve esneklik gereken durumlarda kurtarıcı olarak öne çıksa da her koşulda uygulanabilecek bir yöntem değildir. Kamu İhale Kanunu’nda bu yöntemin istisnai niteliği vurgulanarak uygulama alanlarına dair net sınırlamalar getirilir. Kanun öngördüğü temel ilke her zaman için azami rekabet ve şeffaflığı sağlayan açık ihale usulüdür. Açık ihalenin işlevsiz kalacağı özel hallerin varlığı söz konusuysa pazarlık usulü yöntem uygulanabilir. Kanunen tek tek sayılan bu özel hallerin ardında yatan temel mantık zamanın kritik olması, işin niteliğinin standart dışı olması veya standart yöntemlerin başarısızlıkla sonuçlanmasıdır. 

Pazarlık usulü ihalenin uygulama alanları birkaç başlık altında özetlenebilir:

• Sürecin başarısızlığına bağlı durumlar: Bu tür durumlar standart açık ihale yönteminin uygulandığı ancak sonuç alınamayan halleri kapsar.
• Mücbir sebepler ve acil durumlar: Önceden öngörülemeyen ve derhal müdahale gerektiren olağanüstü hal ve koşulları kapsayan durumlardır. 
• İşin teknik niteliğine bağlı durumlar: İhaleye konu olan işin teknik açıdan son derece karmaşık ve Ar-Ge gerektiren nitelikte olduğu durumları içerir. 
• İdari kolaylık ve verimliliğe bağlı durumlar: Düşük bedelli olan rutin alımlarda bürokratik süreçlerin azaltılarak ihalenin daha hızlı sonuçlanması hedeflenen durumlardır.

Kanunda detaylı bir şekilde tanımlanan bu alanlardan her biri idareye pazarlık usulü ihaleyi uygulama yetkisi verir. Aynı zamanda bu yetkinin neden kullanıldığına dair somut ve denetlenebilir gerekçeler ortaya koyma sorumluluğu yükler. 

Otomotiv sektörü gibi dinamik ve sürekli değişen bir alanda faaliyet gösteren kurumlar için bu yöntem standart prosedürlerin neden olacağı zaman kaybını önleyerek kritik ihtiyaçların hızla karşılanmasını sağlayabilir. Örneğin, özel donanımlı hizmet araçlarının acil temini veya beklenmedik projeler için gereken filo alımlarında pazarlık usulü sayesinde ticari veya kamusal faaliyetler aksamadan devam edebilir. Bu sebeple özellikle geniş filolara yönelik gerçekleştirilen araç ihaleleri gibi süreçlerde bu yöntemin varlığı idarelere önemli bir hareket alanı kazandırır.

Hangi Durumlarda Pazarlık Usulü İhale Tercih Edilir?

Pazarlık usulü ihalenin hangi somut durumlarda kullanılabileceği 4743 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 21. maddesinde 6 bent halinde sıralanır. Hangi somut durumlarda idarecilerin bu yöntemi uygulayabileceği bu bentlerde detaylı bir şekilde yer alır. Kanunda belirtilen şartlar oluşmadan pazarlık usulüne başvurmak, ihalenin hukuka aykırılığı nedeniyle iptaline yol açabilir. Bu sebeple idarelerin gerekçelerini kanunla uyumlu sağlam temellere dayandırmaları ve ihale sürecinde yazılı olarak bu gerekçeleri sunmaları gerekir. 

Pazarlık usulü ihalenin tercih edilebileceği durumlar şunlardır:

1. Teklif Çıkmaması: Açık ihale ve belli istekliler arasındaki usulle yapılan ihale sürecinde teklif sunulmaması durumudur. Bu durum ihalenin başarısızlıkla sonuçlandığı anlamı taşır. İşin aciliyeti göz önünde bulundurularak yeniden uzun bir ilan sürecine girmek yerine idare tarafından pazarlık usulü ihale süreci başlatılabilir. Piyasadaki potansiyel tedarikçiler doğrudan davet edilerek çözüm arayışına girilir. Başlangıçta belirlenen şartlar piyasa koşullarıyla uyumlu değilse, müzakere ortamında şartlar yeniden revize edilir. 
2. Ani ve Beklenmeyen Olaylar: Ani olaylar pazarlık usulünün en yaygın ve kritik kullanım alanlarından birisidir. Doğal afetler, salgın hastalıklar, can veya mal kaybı tehlikesi gibi önceden öngörülemeyen ve acil müdahale gerektiren olayları kapsar. 2018 yılında bu maddeye eklenen ibareyle birlikte yapım tekniği açısından özellik arz eden; yapı, can ve mal güvenliğini sağlamak açısından hızlıca yapılması gereken haller de kapsama alınmıştır.
3. Savunma ve Güvenlikle İlgili Özel Durumlar: Ülkenin güvenliği ve savunmasıyla ilişkili ihtiyaçların gizlilik ve hız gerektirdiği durumlar bu kapsamda yer alır. Stratejik öneme sahip askeri teçhizat, silah sistemleri veya istihbarat ekipmanlarının alımı gibi konuların kamuoyuna açık bir ihaleyle yapılması beklenemez. Bu sebeple kanunda bu tür hassas alımların pazarlık usulüyle yapılmasına imkan tanınır. 
4. Araştırma ve Geliştirme (Ar-Ge) Süreçleri: İhaleye konu olan işin seri üretim kapsamında olmadan yenilikçi ve araştırma-geliştirme süreci gerektiren nitelikte olmasıdır. Bu tür ihalelerde idareci ihtiyacını tam olarak tanımlayamayabilir. Çözüm, istekliyle birlikte yürütülecek Ar-Ge süreci sonunda ortaya çıkar. 
5. Özgün ve Karmaşık İşler: Alım konusu olan mal, hizmet veya yapım işinin niteliğinin son derece karmaşık olduğu durumlardır. Bu tür durumlarda teknik ve mali özellikler önceden net olarak belirlenemez. Ar-Ge süreçlerinden farklı olarak buradaki amaç, bir prototip geliştirmekten ziyade karmaşık bir sistemin en verimli şekilde kurmaktır. 
6. Belirli Parasal Limitler Dahilindeki Alımlar: İdarelerin Kamu İhale Kurumu tarafından her yıl güncellenen parasal limitin altında kalan mamul mal, malzeme veya hizmet alımlarıdır. Bu bendin amacı küçük ölçekli ve sık tekrarlanan alımlar için uzun ve maliyetli ihale süreçleri yürütmek yerine idareye pratik ve hızlı bir alım imkanı sunmaktır. Geçerli olan güncel limitlere Kamu İhale Tebliği vasıtasıyla erişilebilir. 

Acil Durumlar ve İhtiyaçlar İçin Pazarlık Usulü İhale

Pazarlık usulü ihalenin en meşru ve kritik sayıldığı durumlar kanunda yer alan 21. maddenin (b) bendinde tanımlanan acil durum ve ihtiyaçlardır. Burada tanımlanan acil durumlar yalnızca doğal afetlerle sınırlı değildir. Aniden ortaya çıkan ve öngörülemeyen durumlar hızlı ve etkin bir müdahale gerektirebilir. Bu tür koşullar oluştuğunda can ve mal güvenliği tehdit altında olabileceğinden dolayı normal bir ihale süreci yürütmek bürokratik gereksinimler sebebiyle süreci uzatabilir. İhale dökümanlarının hazırlanması, ilan çıkılması, tekliflerin alınması, değerlendirilmesi ve sözleşme imzalanması gibi adımlar haftalar ve hatta aylar sürebilir. Bu noktada pazarlık usulü ihale devreye girerek idareye anında harekete geçme kabiliyeti kazandırır. İdare ilan çıkma koşulu olmaksızın bölgedeki veya en yakın yerdeki en az 3 yetkin firmayı doğrudan ihaleye davet edebilir. Telefon aracılığıyla veya acil bir toplantı organizasyonuyla görüşmeler yapılır. Görüşmede ihtiyaçlar müzakere edilir. Saatler içerisinde en uygun koşulları sunan firmalarla anlaşma sağlanarak ihale hızla sonuçlandırılır. İvedilikle ilerleyen bu türden bir süreç hizmet etkinliği ve güvenlik açısından yüksek düzey bir esneklik sunar. 

Pazarlık Usulü İhalenin Süreci

Pazarlık usulü ihale her ne kadar standart ihale süreçlerine kıyasla esneklik sunsa da uygulanacak süreç adımları açısından kurallara tabidir. 4743 sayılı Kanun ve ilgili yönetmelikler sürecin her adımında uygulanması gereken kurallara ilişkin sınırlamalar içerir. Bu kurallar sürecin adil ve denetlenebilir olması hedeflenerek konur. Süreç ise ihalenin kanundaki hangi bende göre yapıldığına bağlı olarak farklılık gösterebilir. Kanundaki 21. maddenin (a), (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan ihalelerde ilan çıkma zorunluluğu bulunur. Buna karşılık (b), (c ) ve (f) bentleri kapsamında ilan zorunluluğu söz konusu değildir. 

Pazarlık usulü ihale süreci genel hatlarıyla şu sistematikle ilerler:

1. İhtiyaçların tespit edilmesi ve gerekçelendirme: İdarenin ihtiyaçlarını net olarak tanımlamasıyla süreç başlar. En kritik aşamalardan biri, pazarlık usulü alım yönteminin neden uygulanacağına dair gerekçelendirme içeren onay belgesi hazırlanmasıdır. Belgede 21. maddede belirtilen hangi koşulun oluştuğu somut verilerle açıklanmalıdır. Devamında alım konusu olan işin yaklaşık maliyeti gizlice belirlenir ve ihale dökümanları hazırlanır. Bu dökümanlar idari şartname, teknik şartname, sözleşme tasarısı gibi belgeleri içerir.
2. İlan veya davet: İlan vermenin zorunlu olduğu koşullarda ihale Kamu İhale Bülteni ve ilgili platformlar üzerinden duyurulur. İlan zorunluluğu olmayan durumlarda ise idare işin niteliğine uygun yeterliliğe sahip en az 3 istekliyi ihaleye davet eder. Davet yazısı aracılığıyla isteklilere ihale dökümanını almaları için çağrı yapılır.
3. İlk tekliflerin sunulması ve yeterlik değerlendirmesi: Davet edilen veya ilana başvuran istekliler mali durum, iş deneyim, teknik kapasite gibi yeterlik durumlarını gösteren belgeleri hazırlar. İlk fiyat tekliflerini içeren dosyayla birlikte kapalı zarf içinde idareye sunarlar. İhale komisyonu belirlenen tarih ve saatte ilk oturumu açar. Bu oturumda zarflar açılarak isteklilerin yeterlik kriterlerini karşılayıp karşılamadıkları incelenir. Yeterli olmadığına kanaat getirilen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.
4. Teknik ve idari müzakere: Müzakere aşaması usule adını da veren esas aşamadır. İhale komisyonu tarafından yeterli bulunan istekliler tek tek veya toplu olarak ihaleye konu olan işin teknik ayrıntıları, gerçekleştirme yöntemleri, teslimat takvimi ve sözleşme şartları gibi konular üzerine görüşmeler yapar. Bu aşamada amaç fiyat görüşmesi değil; idarenin ihtiyaçlarını en iyi karşılayacak optimal çözüm ve şartları netleştirmektir. 
5. Son yazılı fiyat tekliflerinin alınması: Teknik ve idari tüm koşullarda anlaşma sağlandıktan sonra müzakereye katılan tüm isteklilerden ilk fiyat tekliflerini aşmamak kaydıyla son yazılı fiyat tekliflerini sunmaları istenir. Bu kural sürecin kötüye kullanılarak fiyatların müzakere sonrasında artırılmasını önlemek adına uygulanan bir tür güvencedir. Son teklifler kapalı zarf aracılığıyla alınır.
6. İhalenin sonuçlandırılması ve sözleşme imzalanması: İhale komisyonu isteklilerden alınan son yazılı fiyat tekliflerini içeren zarfları açarak yaklaşık maliyeti açıklar. Sunulan bu teklifler üzerinden değerlendirme yapılır ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifi sunan istekli belirlenir. Komisyon bu yöndeki gerekçeli kararını oluşturarak ihale yetkilisinin onayına sunar. İhale yetkilisinin onayının ardından karar kesinleşir ve sonuç tüm isteklilere tebliğ edilir. 5 ila 10 günlük yasal bekleme süresinin sonunda üzerinde ihale kalan istekli sözleşme imzalamak üzere davet edilir. Sözleşme süreci tamamlanarak ihale günler içerisinde sonuçlandırılmış olur.

Pazarlık Usulü İhalenin Avantajları ve Dezavantajları

Her sistemde olduğu gibi pazarlık usulü ihalenin de kendine özgü bazı avantaj ve dezavantajları bulunur. Bu yöntemin faydalı bir araca mı yoksa bir soruna mı dönüşeceği konusu büyük ölçüde uygulamanın doğruluğu ve şeffaflığına bağlıdır. Kanunda yer alan maddeler ve yönetmeliğe uygun yürütülen pazarlık usulü alım süreçleri idarelere hız ve kolaylık sağlama açısından avantajlar sunar. Aksi durumdaysa bu yöntem bir dezavantaj halini alabilir.

Pazarlık usulü ihalenin sağladığı avantajlardan bazıları şunlardır:

• Hız ve Zaman Tasarrufu: Pazarlık usulü ihalenin en belirgin avantajı standart ihale yöntemlerine kıyasla sunduğu hızlı uygulama kolaylığıdır. Acil durumlar veya zamanı kritik olduğu projelerde haftalar süren ilan ve değerlendirme süreçlerini ortadan kaldırarak ihtiyacın günler içinde karşılanmasına olanak tanır. Bu durum kamu hizmetlerinde sürekliliğin sağlanması ve olası zararların en aza indirilmesi noktasında avantaj sunar. 
• Esneklik ve Müzakere Gücü: Standart ihalelerdeki katı şartnamenin aksine pazarlık usulüyle yapılan ihaleler idarelere ve isteklilere esneklik sunar. Teknik detaylar, teslimat koşulları ve ödeme planı bu usulde müzakere edilebilir. Tüm bunlar her iki taraf için de en uygun kazan-kazan çözümünün kararlaştırılmasına olanak tanır. Özellikle karmaşık ve yenilikçi projelerde bu türden bir esneklik projenin başarısı için hayati öneme sahip olabilir. 
• Kalite ve En İyi Değer Odaklılık: Açık ihalelerde odak noktası genellikle en düşük teklif iken, pazarlık usulü ihalelerde ekonomik açıdan en avantajlı teklifi bulmaya odaklanılır. Müzakere süreci idarenin yalnızca fiyata değil, aynı zamanda kalite, teknik yeterlilik, sürdürülebilirlik ve yenilikçi çözümlere de odaklanabilmesini sağlar.

Pazarlık usulü ihalenin neden olabileceği dezavantajlar ise şu şekilde sıralanabilir:

• Sınırlı Rekabet Riski: İlan verilmeyen ve yalnızca belirli sayıda isteklinin davet edildiği ihale koşulları rekabet ortamını sınırlandırabilir. Bu durum potansiyel olarak daha yüksek fiyatların oluşması ve daha iyi çözümlerin masaya yatırılmaması riskini barındırır.
• Şeffaflık ve Denetim Riskleri: Müzakere sürecinin açık ihalenin aksine kamuoyuna kapalı yürütülmesi şeffaflık bağlamında algıyı zedeleyebilir. Soru işaretlerine yol açan bu durum denetlenebilirlik açısından zorluk yaratabilir. Bu sebeple sürecin her aşamasının kanunla uyumlu ilerletilmesi, tutanak altına alınması ve belgelenmesi kritik öneme sahiptir.
• Suistimale Açıklık Riski: Pazarlık usulü ihalenin istisnai bir yöntem olması suistimale açık bir kapı bırakabilir. Kanunda belirtilen şartların tam oluşmadığı durumlarda süreci hızlandırmak adına bu yönteme başvurulması yolsuzluk iddialarına zemin hazırlayabilir. Bu sebeple sürecin şeffaf ve denetlenebilirlik ilkeleriyle uyumlu ilerletilmesi gerekir. 

Pazarlık Usulü İhale ile İlgili Yasal Düzenlemeler

Türkiye’de pazarlık usulü ihale sürecinin hukuksal altyapısı 4743 sayılı Kamu İhale Kanunu uyarınca düzenlenmiştir. Kanunda yer alan 18. madde, bu usulü temel ihale yöntemlerinden biri olarak tanımlar. 21. maddede ise bu usule ilişkin daha detaylı düzenlemeler yer alır. Yöntemin hangi hallerde uygulanacağı, süreç adımları ve özel kurallar bu madde altında net bir şekilde belirtilir. 

Kanunla birlikte uygulamaya dair detaylar Kamu İhale Genel Tebliği ve ilgili uygulama yönetmelikleri aracılığıyla belirlenir. Bu yönetmelikler Mal Alımı, Hizmet Alımı, Yapım İşleri İhaleleri Uygulama gibi süreçleri içerir. İkincil olarak nitelendirilebilecek bu mevzuatlar kanun metnindeki boşlukları doldurarak idarecilere süreci nasıl ilerletmeleri gerektiğine ilişkin rehberlik eder.

Pazarlık usulüne ilişkin yasal çerçeveyi denetleyen ve uygulamaya yön veren en önemli kurum Kamu İhale Kurumu’dur. Kurum, hem mevzuatı hazırlama ve düzenleme görevini üstlenir hem de ihalelerle ilgili şikayetleri inceleyerek karar bağlar. Bir istekli pazarlık usulüyle yapılan bir ihalede haksızlığa uğradığını düşünüyorsa Kamu İhale Kurumu’na itiraz başvurusunda bulunabilir. Kurumun bu tür durumlarda aldığı kararlar emsal teşkil ederek idareci ve isteklilere yol gösterici bir nitelik kazanır. 

Hız ve esneklik gereken durumlarda öne çıkan pazarlık usulü ihale yöntemi otomotiv dünyasının dinamiklerinde de süreçlere verimlilik kazandırabilir. İster büyük ölçekli filo alımları ister tek bir özel araç ihtiyacı olsun doğru ve güvenilir bir partnerle çalışmak kritik bir etken olabilir. Özellikle ikinci el araba ihaleleri gibi rekabetin yüksek olduğu alanlarda şeffaf bir platform bulmak önemlidir. Borusan Next güvenli ihale altyapısı ve geniş araç portföyüyle ihtiyaçlarınıza en uygun çözümler sunar. Güncel ihalelerimizi keşfetmek ve fırsatlardan yararlanmak için Borusan Next’i tercih edebilir, otomotiv alım süreçlerinizi bir üst seviyeye taşıyabilirsiniz.

Telif hakkı ve sair fikri mülkiyet hakları Borusan Oto Değerlendirme Pazarlama ve Hizmet A.Ş.’ye (Borusan Next İhale'ye) aittir. Ticari amaçla ve/veya yasalarca izin verilen meşru kullanım sayılamayacak şekillerde, kısmen dahi olsa, izin alınmaksızın alıntı yapılamaz, kopyalanamaz, çoğaltılamaz, yayınlanamaz, link verilemez.