Kapalı ihale usulü, belirli bir mal, hizmet ya da yapım işinin temini için sınırlı sayıda isteklinin davet edildiği ihale yöntemidir. Kontrollü bir rekabet ortamında yürütülen bir ihale yöntemi Kamu İhale Kanunu (KİK) kapsamında düzenlenir. Araç alımı süreçlerinde sık tercih edilen kapalı ihale usulü, genellikle hassas veya stratejik projelerde tercih edilir. Açık ihale sürecinden farklı olarak sadece davetli firmaların teklif verebileceği kapalı ihale usulünde gizlilik ön plandadır. Örneğin, bir kamu kurumu veya özel şirket filo yenileme projesi için belirli araç tedarikçilerini davet ederek kapalı ihale düzenleyebilir.
Kapalı ihale usulünde ihale makamı, teklif vermesini istediği firmaları önceden belirler ve bu firmalara özel bir davet gönderir. Davet edilen firmalar ihaleye katılmaya istekli ise teklif sunar. Teklifler, genellikle kapalı zarf usulüyle sunulur ve gizlilik esasına dayalı olarak değerlendirilir. Fakat tüm bu gizlilik, kapalı ihalelerin şeffaf olmasını engellemez. Başka bir ifadeyle kapalı usul yapılan ihaleler de denetlenebilir. Fakat daha kontrollü bir rekabet ortamı sağladığından ve genellikle uzmanlık, güvenilirlik veya özel gereksinimler gibi kriterlere dayalı olarak seçilen firmalarla yürütülür. Özellikle elektrikli hizmet araçları veya özel donanımlı araçların alımında sık tercih edilen kapalı usul ihale hem kamu hem de özel sektörde etkili bir tedarik yöntemidir.
Süreç boyunca gizliliğin korunduğu kapalı usul ihalelerde sadece nitelikli firmaların katılımı hedeflenir. böylece hem gereksiz rekabetin önüne geçilmiş olur hem de ihale makamının ihtiyaç duyduğu araçların kalitesi ve uygunluğu garanti altına alınmış olur. Örneğin, bir belediye, çevre dostu araçlar almak için sadece belirli markalarla çalışmayı tercih edebilir. Böyle durumlarda söz konusu firmaların davet edildiği kapalı ihaleler düzenlenebilir. Peki, Kapalı ihale nasıl yapılır? Avantajları ve dezavantajları nelerdir? Gelin kapalı usul ihalelere ilişkin detayları birlikte keşfedelim!
Kapalı İhalenin Açık İhaleden Farkları Nelerdir?
Kapalı ihale usulü ile açık ihale usulü, temel olarak katılım şekli, şeffaflık düzeyi ve süreç yönetimi açısından farklılık gösterir. İki ihale türü arasındaki en belirgin farklardan biri katılım sürecidir. Açık ihalelere her uygun istekli katılabilirken kapalı usul ihalelere sadece davetliler katılabilir. Öte yandan açık ihaleler, resmi gazete veya diğer platformlar aracılığı ile duyurulur. Kapalı usul ihalelerde ise ihale ilanı olmaz. Onun yerine ihale makamı kendi belirlediği firmalara özel davet gönderir.
Açık ve kapalı ihalelerde şeffaflık düzeyi de tamamen farklıdır. İsminden de anlaşılacağı üzere açık ihalelerin ilan, teklif alma ve değerlendirme gibi tüm aşamaları herkese açık şekilde yürütülür. Bu da geniş bir rekabet ortamı oluşmasını sağlar. Kapalı usul ihalelerde ise sınırlı katılım ve kontrollü bir rekabet ortamı vardır. Gizliliğin ön planda olduğu bu şhale yönteminde, teklifler sadece davetli firmalar arasında paylaşılır. Dolayısıyla genel olarak süreç daha az şeffaftır.
İhalelerin sonuçlanma hızlarında da belirgin farklı vardır. Açık ihalelerde geniş katılım olduğu için tekliflerin toplanması ve değerlendirilmesi zaman alır. Kapalı usul ihalelerde ise sınırlı sayıda katılım olduğundan süreç çok daha hızlı sonuçlanır. Söz konusu ihalelerde rekabet düzeyleri de oldukça farklıdır. Açık ihalelerde daha fazla sayıda katılımcı olması rekabetin artmasına neden olur. Bu durum ihale makamının çok daha fazla seçeneğe ulaşmasını sağlar. kapalı ihale usulünde ise katılımcıların sınırlı olması rekabeti de sınırlandırır. Fakat bu tarz ihalelerde kalite ve uzmanlık ön plandadır.
Kapalı ve açık ihale usullerinin uygulama alanları da aynı değildir. Örneğin, açık ihaleler genel ihtiyaçlar için ideal iken kapalı usul ihaleler ise özel ya da teknik gereksinimlere sahip projelerde doğru yükleniciye daha kısa sürede ulaşma avantajı sağlar. Bu farklar sayesinde ihtiyaca, zamana ve beklentiye en uygun olan ihale yöntemini tercih etmek mümkündür.
Kapalı İhale Usulünün Kullanıldığı Alanlar
Kapalı ihale usulü, özellikle özel gereksinimlere sahip veya hassas projelerde yaygın olarak kullanılır. En sık tercih edildiği alanlardan biri de araç alımlarıdır. Özellikle belli niteliklere sahip araçlara ulaşmak için kapalı usul ihaleler sık tercih edilir. Kapalı zarf usulü ihale olarak da bilinen bu ihale yönteminin en sık tercih edildiği alanları ise şöyle sıralamak mümkündür:
- Kamu kurumları, ambulanslar, itfaiye araçları, polis araçları gibi özel donanımlı araç alımları için kapalı usulü ihaleler düzenler. Çünkü bu tür araçlar yüksek teknik standartlar gerektirir. Dolayısıyla bu tür ihalelere sadece bu standartları karşılayabilecek firmalar davet edilir.
- Büyük ölçekli şirketler ya da belediyeler, filo yenileme projelerinde belli markalar ya da tedarikçiler ile çalışabilmek için kapalı ihale düzenler. Örneğin, elektrikli araç filosu oluşturmak isteyen bir belediye, sadece bu alanda uzman olan firmaları davet edeceği kapalı ihale düzenleyebilir.
- Savunma ve güvenlik sektörlerine yönelik mal veya hizmet alımlarında da kapalı usul ihale tercih edilir. Gizlilik ve hassasiyet gerektiren bu askeri araçlar ya da emniyet araçlarının alımı,sadece güvenilir firmaların davet edildiği ihaleler ile gerçekleştirilir.
- Özel proje araçları olarak adlandırılan ve özel donanımlara sahip olan laboratuvar araçları veya mobil sağlık birimleri gibi araçların alımları için kapalı usul ihaleler düzenlenir.
- İhale makamları, daha önce çalıştığı ve güvendiği firmalar ile çalışmak istediğinde açık ihale yerine kapalı ihale düzenler. Böylece güvenilirliği ispatlanmamış tedarikçilerle çalışma riski ortadan kalkar.
Kapalı İhale Usulü Nasıl Yapılır?
Mal, hizmet ya da yapım işlerinin temini için yapılandırılmış olan kapalı ihale usulü altı temel aşamadan meydana gelir. Bu aşamalar ihtiyaç tespiti ve şartname hazırlığı, istekli seçimi ve davet, teklif hazırlığı, tekliflerin açılması ve değerlendirilmesi, ihale kararı ve sözleşme, teslimat ve kabul şeklinde sıralanır. Kapalı ihale usulü nedir? Nasıl yapılır? sorularına daha detaylı yanıt vermek için kapalı ihale süreci adımlarını şu şekilde açıklamak mümkündür:
- İlk etapta ihale makamı, ihtiyaç duyulan hizmet veya malın genel özelliklerini belirleyerek detaylı bir şartname hazırlar. Bu şartnamede gereksinimler, güvenlik standartları ve teslimat süreci gibi önemli detaylar yer alır.
- İhale makamı isteklilerin seçimi için uzmanlık, mali yeterlilik ve deneyim gibi standartlar belirler. Ardından bu standartlara göre davet edilecek firmaları belirler ve davet gönderir. Davette, ihale dokümanları ile teklif sunma koşulları yer alır.
- Davet edilen firmalar, ihaleye katılmaya istekli ise şartnameye uygun şekilde teklif hazırlığı yapar. Teklifler genellikle kapalı zarf içinde ihale makamına sunulur. Teklif zarfında ürün/hizmet detayları, fiyat, teslimat süresi ve ek hizmetler gibi pek çok detay yer alır.
- İhale komisyonu gelen teklifleri gizli bir şekilde açarak değerlendirir. Değerlendirme sürecinde daha çok şartnameye uygunluk ve mali avantaj kriterlerine dikkat edilir.
- Değerlendirme sürecinde en avantajlı olan teklif seçilir ve ihaleyi kazanan firma - yüklenici ile sözleşme imzalanır. İhale sözleşmesinde ise teslimat, ödeme ve garanti koşulları gibi önemli hususlara yer verilir.
- Sözleşmenin ardından ürünün veya hizmetin teslimatı adımına geçilir. Teslimatın sözleşmeye uygun şekilde gerçekleşmesi çok önemlidir. İhale makamı ürünü veya hizmeti teslim aldığında kontrol ettikten sonra kabul eder. Örneğin, bir yazılım sistemi alınmış ise test edildikten sonra onaylanır.
Kapalı İhale Usulünün Avantajları ve Dezavantajları
Kapalı ihale usulü hizmet, mal veya yapım işi alımlarında çeşitli avantajlara ve dezavantajlara sahiptir. Avantajları arasında öne çıkanlar kontrollü katılım, hızlı süreç, gizlilik, uzman odaklı olma ve esneklik olarak sıralanır. sadece davet edilen - ihale komisyonu tarafından uygun görülen firmaların katılımı ile gerçekleşen kapalı ihalelerde süreç daha yönetilebilirdir. Üstelik alıcılara sadece güvendikleri ve gerçekten alanında uzman olan tecrübeli firmalar ile çalışma ayrıcalığı sağlar. Açık ihaleye kıyasla çok daha hızlı gerçekleşen kapalı ihale yönteminde değerlendirme ve karar verme aşamaları oldukça hızlı ilerler. Dolayısıyla zaman kısıtı olan durumlarda sonuca daha hızlı ulaşmasını sağlar.
Kapalı ihalelerde güzelliğin ön planda olması ise hassas projelerin daha güvenli koşullarda gerçekleşmesine yardımcı olur. Kapalı ihale avantajları arasında yer alan uzman odaklı mal veya hizmet alımı ise kaliteyi artıracak kadar önemli bir detaydır. Bu kapsamda ihale komisyonu özel gereksinimlere sahip projelere ilişkin ihalelere sadece konuda uzman olan firmaları çağırabilir. Kapalı usul ihalelerin esneklik avantajı ise ihale makamının ihtiyaçlarına en uygun firmayı seçme özgürlüğünü ifade eder. Ek olarak stratejik ortaklıklar nedeniyle de bu ihale yöntemi sık tercih edilir. Örneğin, bir lojistik firması, kamyon alımı için daha önce çalıştığı, kalitesinden emin olduğu ve güvenliği firmaları ihaleye davet ederek, kalitesiz ürün, geç teslimat, iletişim eksikliği, yetersiz hizmet gibi olası riskleri minimize edebilir.
Kapalı ihale usulünün dezavantajları ise sınırlı rekabet, şeffaflık eksikliği, katılım kısıtlaması ve hata riski şeklinde sıralanabilir. Örneğin, daha az sayıda istekli olması ihalede fiyatların daha yüksek olması ile sonuçlanabilir. Ayrıca katılımın kısıtlı olması yeni veya küçük ölçekli firmaların katılımını sınırlar. Bu da rekabeti olumsuz etkiler. Kapalı usul ihalelerin açık ihalelere kıyasla daha az şeffaf olması da dezavantajlar arasındadır. Öte yandan ihale komisyonunun hatalı değerlendirme yaparak yanlış firmayı tercih etmesi de ihalenin başarısını etkileyebilecek dezavantajlar arasındadır.
Kapalı İhale Usulü Uygulama Alanları
Kapalı ihale usulü, en çok savunma-güvenlik, sağlık sektörü, yüksek teknoloji, danışmanlık ve eğitim, ile özel proje alımlarında tercih edilir. Savunma ve güvenlik sektöründe askeri teçhizat, siber güvenlik sistemleri ya da özel güvenlik hizmetlerine yönelik ihaleler genellikle kapalı usul olur Sağlık sektöründe ise tıbbi cihaz alımları, ilaç tedariği veya özel sağlık hizmetleri kapalı usul ihaleler ile sağlanır. Kamu sektörüne yönelik araç, sistem, makine, hizmet alımlarının büyük bir kısmı için de kapalı usul ihale yöntemi tercih edilir. Bunun en önemli nedeni, ürünün veya hizmetin sadece ihtiyaca uygun üretim yapan uzman firmalardan temin edilme garantisidir.
Kapalı usul ihaleler yazılım geliştirme, yapay zeka sistemleri, endüstriyel otomasyon ve enerji sistemleri temini için ideal yöntemlerdir. Danışmanlık ve eğitim sektörlerine yönelik stratejik danışmanlık, mühendislik hizmetleri ve özel eğitim programları ile ilgili ürün ya da hizmet alımları, gizliliği nedeniyle kapalı ihaleler ile yapılır. Tüm bunların yanı sıra özel amaçlı hizmet ve ürün alımlarında söz konusu ihale yöntemine öncelik verilir. Örneğin, bir enerji şirketinin yenilenebilir enerji ekipmanları alımı kapalı zarf usulü ihale ile gerçekleştirilir.
Kapalı İhale Usulü ile İlgili Yasal Düzenlemeler Nelerdir?
Türkiye’de Kamu İhale Kanunu (4734 Sayılı Kanun) ve ilgili yönetmelikler çerçevesinde düzenlenen kapalı usul ihaleler, bazı yasal düzenlemelere uygun olmak zorundadır. Bu yasal düzenlemelerden ilki kamu İhale Kanunu Madde 21'dir. Söz konusu maddeye göre kapalı usul ihaleler özel uzmanlık gerektiren veya hassas projelerde kullanılabilir. İhale makamı firmaları davet ederken firmaları objektif kriterlere göre seçmelidir. Öne çıkan davet kriterleri ise deneyim, mali yeterlilik ve teknik kapasite şeklinde sıralanabilir.
Kamu İhale Kurumu (KİK) 4734 sayılı Kanun Madde 21'e göre, kapalı usul ihalelerde şartname, mutlaka hizmet ya da ürün ile ilgil teknik özellikleri, teslimat süresini ve diğer önemli koşulları içermelidir. üstelik bu gibi bilgiler herkesin anlayacağı şekilde açık ve net olmalıdır. Şeffaflık ve denetim açısından da belli koşulları karşılaması gereken kapalı usul ihaleler, her ne kadar gizlilik içinde yürütülmesi de Kamu İhale Kurumu tarafından denetlenebilir. Dolayısıyla ihale kararlarının ve tüm ihale sürecinin resmi kayıtlarla belgelenebilir olması gerekir.
Tüm ihale yöntemlerinde olduğu gibi kapalı usul ihalelerde itiraz süreci vardır. İhale sonucunda itiraz etmek isteyen firmalar ya da teklifi reddedilen istekliler. Kamu İhale Kurumu'na dilekçe ile başvurarak ihaleye itiraz edebilir. Özel sektörde yürütülen kapalı usul ihalelerde uygulama daha esnek olabilir. Ancak genel olarak KİK tarafından belirlenen prosedürlere uygun olması gerekir.
Kapalı İhale Usulü ve İhale Sonrası Süreçler
Kapalı ihale usulü sonrası süreçler, mal, hizmet veya yapım işinin temininin başarıyla tamamlanmasını sağlar. Bu süreç sonunda ilk olarak ihale komisyonu ve kazanan firma olan taraflar arasında sözleşme imzalanır. Söz konusu sözleşmede, teslimat, ödeme ve garanti gibi önemli detaylar yer alır. Sözleşme sonrasında ise teslimat süreci başlar. İhaleye konu olan ürün veya hizmet, şartnamede belirtilen koşullara uygun olarak teslim edilmelidir. Firma ürünü veya hizmeti teslim ettikten sonra ihaleyi açan taraf yani ihale makamı, teslim edilen ürün veya hizmeti denetlemekle yükümlüdür. denetim sürecinde şartnameye uygunluk baz alınır. Ardından ödeme süreci başlar.teslimat ve kabul sonrasında ödemenin mutlaka sözleşmede belirtilen şartlara uygun şekilde yapılması gerekir. Bu aşamada sözleşmede belirtilmiş ise ödeme vadeli olarak yapılabilir.
İhale makamı ödeme yapmakla yükümlü iken yüklenici taraf ise garanti ve bakım hizmetlerini sunmakla yükümlüdür. Ancak bu hizmetlerin sözleşmede belirtildiği şekilde olması gerekir. Başka bir ifadeyle, ihale makamı, sözleşmede yer almayan herhangi bir bakım veya garantiyi, yüklenici firmadan talep edemez. Böyle bir talep olsa dahi yüklenici firma talebi yerine getirmek zorunda değildir. Öte yandan teslimat ve ödeme süreçlerinde çıkabilecek sorunların uygun şekilde çözüme kavuşturulması hem yüklenici hem de ihale makamının yükümlülüğüdür. Bu tür durumlarda taraflar müzakere yapabilir veya kendi aralarında anlaşamazlar ise Kamu İhale Kurumu'na başvurabilir.
Kapalı ihale usulü özellikle araç alım satım süreçlerinde sık tercih edilen bir yöntemdir. Hızlı,uzmanlık odaklı ve kalite garantisi avantajları nedeniyle öne çıkan kapalı usul ihaleler, kamu ve özel sektörde özel donanımlı araçlar, filo yenileme veya stratejik alımlar için idealdir. Sürecin başarısı ise doğru firmaların seçilmesi ve yasal düzenlemelere uyum ile belirlenir. Araç alımı gibi önemli yatırımlarda, profesyonel destek almak ise süreci kolaylaştırır. Borusan Next, ikinci el veya yeni araç alımı için sunduğu güvenilir hizmetlerle kapalı ihale süreçlerinizi destekler. Borusan Next, araç ihaleleri konusunda uzman ekibi ve geniş üye ağı ile profesyonel destek sunarak ihale sürecinde en uygun çözümleri bulmanıza yardımcı olur.
Telif hakkı ve sair fikri mülkiyet hakları Borusan Oto Değerlendirme Pazarlama ve Hizmet A.Ş.’ye (Borusan Next İhale'ye) aittir. Ticari amaçla ve/veya yasalarca izin verilen meşru kullanım sayılamayacak şekillerde, kısmen dahi olsa, izin alınmaksızın alıntı yapılamaz, kopyalanamaz, çoğaltılamaz, yayınlanamaz, link verilemez.